Pengurusan masa dalam masyarakat moden. Mengapa orang tidak mempunyai cukup masa dan bagaimana belajar untuk mengikuti segala sesuatu. Peraturan asas untuk pengurusan sumber sementara yang berkesan. Pengurusan masa adalah kemampuan untuk mengawal jumlah masa yang dihabiskan untuk aktiviti tertentu, menguruskannya dengan bijak, menganalisis keberkesanan kerja anda dan mencari sumber tambahan, sehingga meningkatkan produktiviti. Kemahiran sedemikian memberi seseorang peluang bukan hanya untuk mengikuti aktiviti yang dirancang, tetapi untuk melakukannya dengan cekap dan bersenang-senang. Ilmu yang mengkaji proses merancang dan mengurus sumber masa seseorang atau sumber masa orang lain disebut pengurusan masa.
Keperluan untuk pengurusan masa
Isu pengurusan masa di peringkat negeri timbul dan mula dikaji secara serius di Rusia pada tahun 1920-an. Berbagai teori dan kaedah meningkatkan kecekapan aktiviti dicadangkan, termasuk dengan mengatur keberkesanan peribadi setiap individu.
Pada tahun 70-an abad kedua puluh, idea diperkenalkan bahawa sistem pengurusan masa peribadi harus berdasarkan pemikiran berkesan individu, yang perlu dikembangkan. Hanya pada tahun 2007, sebuah jabatan pengurusan masa muncul di salah satu universiti di Moscow. Di satu pihak, masa bukanlah sumber tanpa had, jadi tidak menghairankan bahawa kita sering kekurangannya. Tetapi, sebaliknya, bagi setiap orang pada hari itu jumlah masa adalah sama. Jadi mengapa, dengan kos yang sama, ada yang berjaya melakukan lebih banyak daripada yang lain, dan, sebagai hasilnya, mendapat hasil yang lebih tinggi? Ini bukan mengenai jumlah jam, tetapi kecekapan penggunaannya.
Ramai orang keliru dengan berfikir bahawa pengurusan masa hanya diperlukan untuk pengurus di tempat kerja dan orang yang melakukan patologi tidak melakukan apa-apa. Sebenarnya, setiap orang mesti belajar seni mengurus masa mereka agar berjaya bukan hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dalam kehidupan. Tugas pengurusan masa bukanlah memacu anda ke dalam beberapa kerangka. Sebaliknya, merancang membolehkan anda memperluas kerangka ini, kerana anda sendiri tidak menyedari berapa banyak masa, jika dihabiskan dengan betul, dapat dibebaskan. Untuk menguasai sains pengurusan masa, memerlukan beberapa minggu untuk seseorang, dan bulan untuk orang lain. Semuanya bergantung pada beberapa faktor:
- Kekuatan kehendak … Tanpa sifat watak ini, pada asasnya, sukar untuk mencapai apa-apa hasil. Oleh itu, jika sesuatu tidak berjaya pada kali pertama, tidak perlu berputus asa. Anda perlu memikirkan mengapa ia tidak berjaya dan melakukannya lagi.
- Kemahiran merancang sebelumnya … Sekiranya seseorang tahu bagaimana merancang beberapa tindakannya, misalnya membeli-belah, rekreasi, mengadakan acara, maka dia harus mengetahui prinsip-prinsip asas merancang. Dalam kes ini, akan lebih mudah baginya untuk belajar mengurus masa daripada seseorang yang hidup secepat mungkin. Walaupun begitu, tidak ada yang mustahil untuk kategori orang kedua, mungkin memerlukan sedikit masa lagi.
- Sokongan … Berapa kerap seseorang melakukan sesuatu untuk syarikat: memulakan atau berhenti merokok, pergi ke gim, menghadiri sebarang acara. Adalah sangat penting untuk mendapat sokongan daripada orang tersayang. Oleh itu, jika seluruh pasukan atau seluruh keluarga membuat keputusan untuk memahami seni pengurusan masa, maka hasilnya akan dicapai dengan lebih cepat.
Tabu semasa merancang masa anda
Sebelum mempelajari cara mengurus masa, anda perlu menganalisis masa yang diperlukan 24 jam. Setelah menulis sekurang-kurangnya satu hari anda dalam beberapa jam dan minit, anda dapat melihat bahawa sebahagian besar sumber berharga itu terbuang.
Mari pertimbangkan pantang larang utama dalam pengurusan masa:
- Tidur lama … Anda tidak boleh pergi ke mana-mana - anda perlu tidur sehingga anda mempunyai kekuatan untuk menghabiskan sisa waktu dengan berkesan. Tidur yang sihat adalah 8 jam. Tetapi tidur sebelum makan tengah hari adalah pengurusan masa yang tidak bijak.
- Perbualan melalui telefon … Telefon ini menjimatkan dan membuang masa anda. Di satu pihak, maklumat dapat diterima atau dihantar dengan lebih cepat. Tetapi, sebaliknya, perbincangan kosong kadang-kadang memakan masa hampir sepanjang hari.
- Menonton TV dan bermain permainan … Sudah tentu, anda perlu berehat, dan semua orang memahami makna perkataan ini dengan cara mereka sendiri. Tetapi menonton siri seterusnya atau "penembak" baru tidak akan dapat mengisi dengan kekuatan baru, dan juga tidak berguna.
- Tabiat buruk … Orang yang mempunyai tabiat tidak sihat seperti merokok memerlukan banyak masa pada waktu siang untuk berehat merokok. Nampaknya minum secawan kopi atau merokok adalah masa 2-3 minit, tetapi hari kita terdiri daripada beberapa minit ini.
Setiap orang dapat menemui beberapa poin lagi dalam rutin mereka, di mana mereka menghabiskan masa mereka, dan berusaha untuk menghapusnya dari kehidupan mereka, atau sekurang-kurangnya mengurangkannya. Semakin cepat seseorang memahami perkara ini, semakin cepat dia belajar menghargai dan menghabiskan waktunya dengan bijak.
Nasihat! Tidak perlu menyesali masa yang telah berlalu. Ini adalah latihan yang sama sekali tidak berguna, kerana ia tidak akan kembali. Lebih baik belajar dari sekarang dan tidak membiarkan pembazirannya tidak berguna.
Ciri-ciri pengurusan masa pengajaran
Terdapat pelbagai teknik yang mengajar asas-asas pengurusan masa. Banyak maklumat tematik mengenai isu ini boleh didapati di Internet. Tetapi lebih baik apabila seorang profesional akan berkongsi rahsia dengan anda. Permintaan yang semakin meningkat untuk kajian mengenai isu ini menimbulkan penawaran. Dan hari ini di negara kita, sastera dicetak dalam jumlah besar dan pelbagai latihan mengenai pengurusan masa diadakan.
Latihan adalah salah satu kaedah pengajaran yang membolehkan anda memperoleh pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan melalui latihan praktikal langsung. Kelebihannya yang besar adalah pelajar tidak hanya dapat melihat maklumat yang dinyatakan, tetapi juga dapat segera menerapkan pengetahuan yang diperoleh dalam praktik. Terdapat komunikasi langsung dengan jurulatih dan sekumpulan orang yang berpikiran sama.
Walaupun prinsip asas pengurusan masa adalah sama, latihan dapat disusun dengan cara yang berbeza. Setiap pelatih menentukan sendiri bagaimana akan lebih mudah baginya untuk menyampaikan pengalamannya kepada khalayak yang terlatih. Kelas pengurusan masa menawarkan sejumlah peraturan atau aktiviti yang harus diikuti untuk membantu mengembangkan kemampuan mengurus masa.
Tetapi anda harus memahami bahawa perjalanan ke latihan itu sendiri, walaupun dilakukan oleh pakar yang berkelayakan, tanpa usaha daripadanya akan sia-sia. Merancang, membahagikan rancangan menjadi penting dan tidak begitu penting, mendesak dan tertangguh - semua ini mesti dilakukan sendiri.
Kaedah lain yang lebih mudah untuk mendapatkan maklumat mengenai cara mengurus kehidupan dan masa adalah sastera khusus. Banyak buku telah ditulis mengenai topik ini oleh pengarang asing dan domestik. Sebilangan besar dari mereka adalah pelatih utama, jadi anda dapat membiasakan diri dengan bahan sebelum mengikuti latihan yang berkaitan. Kelebihan buku berbanding sesi latihan adalah harga yang lebih rendah, kemampuan untuk membacanya pada waktu yang sesuai dan membacanya semula, membuat catatan.
Buku-buku popular pada tahun 2016 yang memberitahu anda cara mengurus masa dengan berkesan adalah:
- "Kepekatan maksimum". Ditulis oleh Lucy Joe Palladino;
- "Cara mudah untuk berhenti menunda-nunda." Ditulis oleh Neil Fiore;
- "Muse dan Binatang". Ditulis oleh Yana Frank;
- "Essentialisme". Ditulis oleh Greg McKeon;
- "Bagaimana untuk mengatur keadaan." Ditulis oleh David Allen;
- Pemacu Masa. Pengarang Gleb Arkhangelsky;
- "365 hari orang kreatif. Diari ". Ditulis oleh Yana Frank;
- "Tahun yang baik. Mingguan Marketer ". Dihantar oleh Igor Mann;
- "Cara bekerja 4 jam seminggu". Ditulis oleh Tim Ferris;
- "Seni Mengekalkan". Ditulis oleh Alan Lacaine.
Peraturan asas untuk pengurusan masa yang berkesan
Sekiranya seseorang mengambil langkah pertama, melihat masalah perancangan masa yang tidak betul dan ingin menyelesaikannya dalam masa terdekat, maka perlu memahami beberapa rahsia pengurusan masa. Garis panduan berikut akan membimbing anda bagaimana menguruskan masa anda dengan betul.
Penghapusan "kes-parasit"
Cabarannya adalah untuk menganalisis hari anda, menjadwalkannya dengan seberapa detail yang mungkin. Adalah perlu untuk menulis bukan sahaja perbuatan bermanfaat yang telah diselesaikan. Ini juga harus merangkumi kelonggaran, komunikasi, dan aktiviti lain. Sekarang anda perlu menandakan titik-titik yang dapat menjimatkan masa tanpa kerosakan. Ini adalah "kes parasit" yang mencuri minit berharga. Untuk mengecualikan semua aktiviti yang tidak berguna, anda perlu menganalisis lebih dari satu hari anda, tetapi hasilnya tidak akan lama lagi. Menghabiskan seminggu dalam senarai tugasan anda dapat menjimatkan lebih banyak masa di masa depan dengan memotong perkara yang tidak perlu dari jadual anda.
Menjadualkan jadual
Dengan menghilangkan "kes parasit" dari jadual anda, anda boleh memulakan perancangan masa yang rasional. Orang yang berjaya sentiasa merancang masa mereka, sehingga meningkatkan produktiviti aktiviti mereka.
Perancangan tidak boleh dilakukan di kepala anda, tetapi di atas kertas. Tidak kira sama ada buku harian kulit atau sehelai kertas sederhana. Adalah perlu untuk menulis kes mengikut urutan kepentingannya. Sekiranya tugas baru muncul pada siang hari, tugas itu juga harus ditulis ke dalam rancangan anda, dengan mengambil kira keutamaan berhubung dengan rancangan yang telah dirancang sebelumnya. Kes yang selesai harus dihapuskan dari senarai. Ia memberi kekuatan dan merangsang aktiviti yang membuahkan hasil.
Perancangan harus dari lebih kurang. Dari rancangan untuk tahun ini, bergerak lancar ke rancangan untuk setiap hari. Tarikh akhir khusus harus ditetapkan untuk setiap tugas.
Dalam latihan pengurusan masa, jurulatih sering mengesyorkan menggambar pokok sebagai perwujudan dari tujuan besar utama. Cabang-cabang yang terbentang darinya adalah tugas kecil yang perlu diselesaikan dalam perjalanan mencapainya. Setiap cabang boleh bercabang berkali-kali sehingga tugas dibahagikan kepada yang kecil, jelas dan difahami. Sudah tentu, melukis pokok ketika merancang untuk setiap hari tidak perlu, tetapi memvisualisasikan rancangan anda adalah sia-sia. Terdapat peraturan 10/90 dalam pengurusan masa. Ia disusun sebagai berikut: 10% masa yang anda habiskan menjadualkan tugas akan menjimatkan 90% masa yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Membina kemahuan
Tidak cukup untuk belajar bagaimana merancang masa anda dengan betul. Perlu mengikuti rancangan yang telah digariskan. Tetapi sering berlaku bahawa pada waktu pagi anda bangun dengan sakit kepala dan tidak mahu melakukan latihan; pulang dari kerja kerana letih dan tidak mengikuti kursus; filem kegemaran anda ada di TV, dan anda telah menjadualkan semula janji temu. Menyusun hari anda bermula dengan mengatur diri anda. Sekiranya pada mulanya sukar untuk mengorbankan menonton rancangan kegemaran anda, anda boleh menontonnya dengan meletakkan TV di dapur dan memasak makan malam pada masa ini. Sekiranya anda tidak mahu melakukan rancangan yang dirancang pada waktu pagi dalam hujan lebat, anda boleh membawa pemain muzik anda dan mood anda akan meningkat. Tidak perlu meninggalkan kes-kes yang dirancang, perlu mencari kompromi dan menyelesaikannya dengan senang hati.
Keutamaan
Bahagian paling sukar dalam seni mengurus masa anda adalah memberi keutamaan dengan betul, menonjolkan matlamat utama dan yang kedua. Ini membolehkan anda mengatur tugas dengan betul dalam senarai.
Setelah mengenal pasti tugas-tugas utama, adalah perlu untuk menganalisis apa akibat yang akan terjadi jika mereka selesai atau tidak diselesaikan tepat pada waktunya. Sekiranya anda menyoroti perkara utama dengan betul, maka anda dapat melihat bahawa pelanggaran tarikh akhir pelaksanaan tugas utama akan membawa akibat yang serius.
Perkara yang paling penting dan sukar dilakukan sebaiknya pada waktu pagi. Selama berjam-jam otak direhatkan, kesadaran jelas, perhatian tertumpu secara maksimum. Terdapat situasi di mana kurang masa yang dirancang untuk menyelesaikan sesuatu tugas daripada yang sebenarnya dihabiskan dengan alasan di luar kawalan seseorang. Oleh itu, jika anda merancang perkara-perkara penting untuk waktu petang, perkara tersebut mungkin tidak dapat dilakukan tepat pada waktunya, akibatnya akibat yang serius akan terjadi.
Semua kes boleh dibahagikan secara bersyarat kepada empat kumpulan: mendesak dan penting; penting tetapi tidak mendesak; mendesak tetapi tidak penting; tidak mendesak dan tidak terlalu penting. Sebaiknya masukkan barang ke dalam buku harian anda dengan urutan berikut:
- penting dan mendesak;
- mendesak tetapi kurang penting;
- penting tetapi tidak mendesak;
- yang lain.
Menurut salah satu peraturan pengurusan masa (Pareto aturan 20/80), keutamaan yang betul dapat menjimatkan hingga 80% sumber. Ini dirumuskan sebagai berikut: 20% aktiviti yang dihabiskan untuk tugas-tugas utama, membawa 80% keberkesanannya; pada gilirannya, 80% aktiviti yang dibelanjakan untuk pelaksanaan tugas yang tidak signifikan akan membawa hanya 20% dari hasilnya. Ini sekali lagi menunjukkan bahawa perlu untuk menyoroti yang penting dan membuang yang tidak perlu.
Penentuan syarat kerja
Untuk mengembangkan kemampuan mengurus masa, anda perlu menetapkan tarikh akhir yang jelas untuk setiap tugas. Jika tidak, ia boleh ditangguhkan selama-lamanya. Mempunyai tarikh akhir khusus untuk menyelesaikan tugas, seseorang berusaha tepat pada waktunya. Ini dibuktikan dengan peningkatan produktiviti pelajar sehari sebelum sesi, contoh ini sering diberikan semasa sesi latihan. Kadang-kadang berguna untuk menetapkan tarikh akhir seperti itu sendiri untuk menumpukan perhatian sebanyak mungkin pada penyelesaian tugas, untuk menggerakkan semua potensi anda. Jangan gunakan eksperimen dengan tarikh akhir. Ini boleh menyebabkan tekanan berlebihan, kehilangan kekuatan dan akibat negatif yang lain. Pada gilirannya, melakukan kerja semasa ia akan membantu menjimatkan bukan sahaja masa, tetapi juga tenaga. Sekiranya semua kesulitan kecil yang timbul dalam perjalanan menuju tujuan utama diselesaikan ketika mereka datang, maka mereka tidak mempunyai masa untuk berubah menjadi bola salji yang tidak dapat diselesaikan. Sekiranya semua tugas telah selesai, tetapi kekuatan dan waktu membolehkan anda mengatasi tugas tambahan, maka tidak perlu menangguhkannya. Setelah menyelesaikan tugas hari ini, dijadualkan pada hari esok, seseorang akan yakin bahawa dia akan mempunyai masa untuk menyelesaikan semua aktiviti yang dirancang untuk keesokan harinya. Anda tidak boleh menangguhkan penyelesaian kes yang dimulakan hari ini dan tidak selesai dalam tarikh akhir yang ditetapkan sendiri. Segala tugas diselesaikan dengan lebih cepat, selagi anda memfokuskannya. Dengan menangguhkan penyiapan kerja sehingga esok, seseorang memaksa dirinya untuk menyesuaikan semula dan memfokuskannya, dan ini memakan masa.
Perwakilan dan automasi
Tidak perlu takut dengan pertolongan. Lebih-lebih lagi, jika ada kesempatan untuk mempercayakan pelaksanaan tugas apa pun kepada orang lain, tugas itu harus digunakan. Tidak semestinya hasil yang baik dapat dicapai sendiri. Adalah lebih menguntungkan untuk meluangkan masa untuk mengajar orang lain tugas tertentu sekali, daripada terus melakukannya sendiri. Terutama jika ia tidak termasuk dalam kategori yang utama. Oleh itu, masa yang dibebaskan dapat dihabiskan untuk tugas yang lebih penting.
Automasi proses tertentu memainkan peranan yang sama pentingnya dalam proses pengurusan masa yang berkesan: penyusunan pemberitahuan e-mel automatik, pembayaran tetap automatik, dan sebagainya. Apa sahaja yang dapat berfungsi tanpa penyertaan anda menjimatkan masa tambahan.
Rehat penuh
Anda perlu merancang bukan sahaja masa kerja anda, tetapi juga masa rehat anda. Lebih-lebih lagi, banyak pakar mengesyorkan bermula dari masa ini untuk mula mengisi buku harian anda. Tanpa rehat yang betul, seseorang tidak dapat bekerja secara produktif, jadi komponen kejayaan ini tidak boleh dilupakan.
Sebilangan orang, dalam usaha untuk meluangkan waktu sebanyak mungkin, dengan sengaja menafikan semua kesenangan, berusaha menghabiskan setiap minit untuk berniaga. Akibatnya, produktiviti menurun kerana orang yang letih tidak dapat menumpukan perhatian dan membuat keputusan yang cepat dan bijak.
Rehat mesti lengkap. Semasa meluangkan masa dengan keluarga atau rakan, anda perlu menikmati komunikasi, dan tidak memikirkan skema perniagaan baru atau rancangan untuk bertemu dengan pasangan di kepala anda. Dan ini tidak akan membantu penyebabnya, dan ini akan menimbulkan rasa tidak puas hati orang dekat. Cara menguruskan masa - tonton videonya:
Keupayaan mengurus masa anda membolehkan seseorang berjaya dan bahagia. Oleh itu, tidak berlebihan untuk memahami seni ini bukan hanya untuk kepala, tetapi juga untuk suri rumah. Dalam sumber yang berbeza, anda dapat menghitung sejumlah kaedah, teknik dan peraturan untuk pengurusan masa yang berkesan, tetapi semuanya berdasarkan prinsip yang sama: perancangan dan keutamaan yang kompeten. Setelah menguasai asas-asas sains ini, setiap orang akan dapat merumuskan peraturan mereka sendiri tentang bagaimana menguruskan kehidupan dan masa.
